Emprens i teletreballes? Gestió d’equips

• Cadascuna de les persones que mentoritzen als equips que formen part del Col·lab de Las Naves comparteixen recomanacions per al treball en remot de gent que emprén i innova durant el confinament.
• Luis Martínez, mentor de Gestió d’Equips.

En aquests moments en els quals la gran part de l’activitat del país s’ha paralitzat a causa de la crisi del coronavirus, i quan la majoria de les persones es troben confinades a les seues cases, el concepte de teletreball ha emergit amb força.

Moltes empreses s’han trobat en un escenari per al qual encara no estaven preparades i aquelles persones que han començat a treballar des de casa per primera vegada no han pogut viure “un període d’adaptació i prova”. Per aquest motiu, en la major part de les organitzacions, el desenvolupament normal de l’activitat s’ha vist dificultat.

Fins fa uns mesos, a Espanya era molt poca la població activa que realment estava treballant a distància. Segons Eurostat, en 2018 només un 4,3% de la població a Espanya i un 5,1% a la Unió Europea afirmava teletrabajar “usualment”.

Treballar en remot significa un canvi en com ens relacionem, perquè no podem tindre contacte face to face amb companys, superiors, proveïdors, clients. A nivell personal, requereix adaptar-se a un nou espai físic. A més, cada casa s’ha convertit en una xicoteta oficina on conviuen tots els seus membres, pel fet que estan confinats en elles.

Amb l’objectiu de protegir la salut, millorar el benestar de les persones que estan treballant en la nostra empresa i col·laborar en la contenció de l’expansió del coronavirus, s’enumeraran algunes recomanacions en època de confinament perquè els gestors de persones i equips puguen organitzar, motivar i gestionar als seus equips de manera eficient, sempre des de la premissa que hem de cuidar i valorar a les persones que ens envolten perquè, en els moments més crítics, tot puga continuar funcionant:

Primer.- Fer planificacions i seguiment a curt termini dels objectius. Cal seguir en contacte directe amb els empleats i de manera regular amb tots, fent ara més ús que mai dels mitjans telemàtics per a comunicar-nos. S’aconsella organitzar i fer reunions curtes diàries (daily’s) per a fer seguiment dels objectius complits i els que falten, i al final de la setmana, fer un repàs de com ha anat la setmana i següents passos a seguir. Els objectius no han de canviar-se en funció de si es realitza o no el teletreball, aquest és el que ha d’adaptar-se. Quan es marquen objectius, s’aconsella s’utilitze la terminologia SMART, és a dir: específics, mesurables, assolibles, realistes i limitats en el temps.

Segon.- Aprofitar eines tecnològiques i apps per a comunicar-se de manera instantània, treballar de manera col·laborativa i realitzar reunions online. Existeixen eines tal com Microsoft Teams, Skipe, Zoom, Google Drive, Google calendar…, que ens ajuden a tindre una comunicació transparent i més fluida entre totes les persones i, per tant, eliminar barreres en el desenvolupament normal de l’activitat.

Tercer.- Respectar els horaris de treball sense distraccions. Seguir la rutina diària que se sol tindre per a anar al treball, vestir-se amb la roba adequada i preparar l’àrea de treball per a complir amb la jornada establida, respectant pel seu lloc els descansos corresponents.

Quart.- No perdre el contacte diari amb els companys de treball. El fet de no veure als companys diàriament, pot portar al fet que es vaja perdent el contacte, aqueix contacte necessari que fa possible, moltes vegades, que sorgisquen noves idees.

Cinqué.- Mantindre un estil de vida saludable. És molt important que, en aquests moments, no es deixe de tindre contacte amb amics, realitzar esport, menjar sa, beure molta aigua i realitzar activitats que ens ajuden a desconnectar. En aquests dies han aparegut i de manera gratuïta apps per a fer esport, relaxació, premsa, llibres, cinema, etc.

Sisé.- Separar el laboral del personal. S’han d’establir límits entre el personal i el laboral creant un espai de treball còmode que se’l denomine “l’oficina a casa”. És recomanable que allí es desenvolupen les tasques i al final de la jornada laboral es tanque, en la mesura que siga possible, l’espai fins al començament de la següent jornada.

Seté.- Fomentar la motivació als empleats. Estem vivint una situació de gran incertesa, i és per això, que és de summa importància que la comunicació siga directa i transparent. Els responsables, coordinadors, directors han de mantindre la proximitat amb els seus equips de treball, no s’ha de disminuir perquè aquests estan a casa. Si el suport emocional és molt important en l’oficina, encara ho és més en la distància, perquè requereix de grans dosis d’empatia per a posar-se en el lloc d’una altra persona que no està amb nosaltres físicament. Actualment, moltes persones estan passant situacions complicades, hem d’estar predisposats a escoltar de manera activa als nostres equips, d’aquesta forma vam mostrar als altres que creem en ells i estem disposats a ajudar-los.

Huité.- Donar feedback. Eina clau per al desenvolupament de les persones, estem acostumats a donar-lo presencialment, però malgrat la distància, s’aconsella continuar donant-lo i mantenint els paràmetres, fets i regles per a donar-lo correctament.

Nové.- Oferir al client el que necessita, adaptant-nos al context actual. Potser temporalment s’haurà de redefinir alguna estratègia de negoci i crear noves solucions que permeten continuar desenvolupant l’activitat posant focus a reduir l’impacte econòmic i social del COVID-19. L’objectiu de les empreses, a més de la responsabilitat social, continua sent mantindre la rendibilitat.

Perquè tot això s’efectue amb sentit i de forma orientada a resultats, el lideratge del gestor és clau. El líder ha de vetlar per tot l’anterior, a més ha de construir un entorn basat en la confiança suficient perquè els equips puguen preguntar-los dubtes, plantejar suggeriments, aportar opinions, etc. i en la responsabilitat 100% de les persones, on la planificació, l’organització i el treball per objectius, són essencials per a la consecució dels resultats.

En aquesta nova manera de treballar apareixeran creences limitants molt arrelades, com poden ser; “si es treballa des de casa, no es pot desconnectar”, “no cal matinar, no m’he de desplaçar!, “i, si treball amb pijama?, “des de casa, no es pot gestionar les interrupcions”. En ser creences les transformem en realitats quan no ho són i, per tant, hem de fonamentar-les per a combatre-les.

Enfront d’aquests moments de gran dificultat, el lideratge es torna més important que mai. Són moments difícils de gestionar, però ja que ens trobem en aquesta situació, veurem com la desenvolupem de la forma més òptima possible. Segur que aquesta situació marcarà un abans i després en la manera de gestionar persones i que ens permetrà créixer i millorar una vegada tornem a la nostra rutina habitual.