Lecturas Post-Covid: Cómo se ha adaptado la aceleradora pública Col·lab a la situación de confinamiento

• Cada una de las personas que mentorizan a los equipos que forman parte del Col·lab de Las Naves comparten recomendaciones para el trabajo en remoto de gente que emprende e innova durante el confinamiento.

• Mauro Xesteira, responsable del Col·lab.

Col·lab es una aceleradora pública que fomenta el emprendimiento con triple impacto: social, económico y medioambiental. Como en otras aceleradoras ofrecemos mentorización, espacio de trabajo, financiación para los mejores proyectos y otra serie de beneficios para apoyar a iniciativas emprendedoras que están creando un producto o un servicio que focalizado en la mejora de la calidad de vida de las personas o del entorno.

Todos nuestros programas: Pre-aceleración, Aceleración y Scale Up son presenciales y tenemos la suerte de estar en un espacio tan inspirador como Las Naves, el centro de innovación del Ayuntamiento de València.

La situación de confinamiento debido a la pandemia Covid-19 que se inició a mediados de marzo de 2020 coincidió, justamente, entre dos ediciones de nuestros programas. En otras palabras, hemos tenido que finalizar el último mes y medio de una convocatoria y comenzar con el primer mes de la siguiente (incluyendo el proceso de selección) totalmente en remoto.

Afortunadamente, el proceso de transición de cien por cien presencial a cien por cien remoto se ha producido de forma natural en Col·lab, pues tanto nuestras metodologías de trabajo como las herramientas tecnológicas que utilizamos fueron implementadas en su momento, teniendo en cuenta que este tipo de situaciones (como tener que dejar de utilizar nuestro espacio durante un tiempo) podrían producirse antes o después. Pero ¿cuáles han sido las claves de nuestra adaptación? ¿Qué tecnologías hemos utilizado? ¿qué es lo fundamental y lo accesorio en estas situaciones? Veamos cuáles son las respuestas a estos interrogantes.

Lo esencial

Aunque muchos artículos sobre teletrabajo se centran en las mejores herramientas para colaborar en remoto, lo más importante en una situación de confinamiento son las personas. De este modo, en Col·lab nos hemos centrado en mantener los vínculos con los 14 proyectos emprendedores que estamos acelerando, así como con las 9 personas mentoras que les apoyan en su camino. Para reforzar las relaciones interpersonales hemos mantenido contacto con todos ellos prácticamente a diario, preguntándoles frecuentemente sobre sus necesidades y realizando un seguimiento semanal de sus avances.

También ha sido esencial motivar al equipo constantemente y, a este respecto, pusimos en marcha una actividad muy divertida que consistía en pedir a los proyectos emprendedores y personas mentoras que se sacasen selfies divertidos y, un viernes por la mañana, hicimos una gala de entrega de premios similar a la de los Oscar. Los premios entregados consistían en bolsas de gominolas. Como os imaginareis esta sesión de team building, prácticamente a coste cero, estuvo llena de risas y de buenos momentos que supusieron una inyección de energía y positivismo a todos los asistentes. Estos selfies fueron compartidos en redes sociales bajo el hashtag #SelfieCollab. Este sencilla actividad contribuyó notablemente a la unión entre personas que llevaban semanas sin verse.

La organización del trabajo

Como he comentado anteriormente, todos los procedimientos y procesos de Col·lab están diseñados pensando en su aplicación en entornos volátiles, inciertos, complejos y ambiguos (lo que se conoce como VUCA). Esta forma de proceder hizo que el cambio de organización del trabajo a remoto no sufriera grandes cambios respecto a los procesos presenciales. Evidentemente, todas las reuniones han pasado a formato online, así como las sesiones grupales y motorizaciones individuales, pero la forma de organizar a casi 60 personas, entre participantes y personas mentoras, apenas ha cambiado.

Por otro lado, dado que la implementación de desarrollos en Col·lab se realiza utilizando metodologías ágiles (con sprints de una semana para los sub objetivos en los que se dividen los objetivos a largo plazo), pudimos hacer la adaptación de procesos de offline a online en menos de 24 horas.

Asimismo, ya que desde la parte de gestión de Col·lab repartimos nuestro trabajo diario con espacios separados para tareas importantes o prioritarias y tareas urgentes, hemos podido seguir dando el servicio manteniendo la calidad, sin estar todo el día “apagando los fuegos” generados por la implementación radical del teletrabajo en todos nuestros grupos de interés.

Por último, tanto los proyectos emprendedores como las personas mentoras han tenido objetivos semanales y mensuales claros y bien definidos, por lo que se han ido cumpliendo las metas establecidas con normalidad.

Las herramientas de trabajo y la comunicación interna

Durante el estado de emergencia hemos utilizado exactamente las mismas herramientas que teníamos implementadas en la situación anterior.

En primer lugar, a nivel interno de Col·lab, hemos mantenido la política de “cero emails”. Como podréis imaginar, gestionar la comunicación de casi 60 personas a través del correo electrónico es inviable. Si cada persona de Col·lab enviase 1 email al día, en un mes, se generarían aproximadamente 1.200 correos internos.

Para gestionar todas las comunicaciones entre proyectos, organización de Col·lab y personas mentoras utilizamos una plataforma de comunicación interna (como puede ser Slack o Yammer). Gracias a estas herramientas, la información fluye de forma ordenada por canales y mensajes directos, en lugar de bandejas de entrada saturadas. Esta organización de la comunicación es especialmente necesaria en nuestro caso, pues internamente generamos un gran volumen de mensajes mensuales (la plataforma que utilizamos ha registrado cifras de unos 5.000 intercambios de información mensuales).

Asimismo, es fundamental tener un repositorio de documentos en la nube pues otro de nuestros principios es “cero documentos en nuestros ordenadores”. De este modo, toda la información está compartida en repositorios online (como Google Drive o Microsoft Sharepoint) y es accesible a todas las personas que tienen los permisos necesarios para acceder a la misma. ¿Cuántas veces os ha ocurrido que estáis trabajando sobre un documento que os han mandado por email en la versión V5, el resto de equipo está ya en la versión V7 del mismo documento y al final nadie se entera de nada?

Por otro lado, para nosotros es fundamental utilizar una plataforma para la gestión de tareas que nos permita organizar nuestro trabajo de forma visual y ejecutarlo en equipo de forma ágil. En este sentido, dos herramientas populares de organización de trabajo con una curva de aprendizaje relativamente baja son Trello y Monday.

Por otra parte, cada vez tenemos más procesos automatizados. Gestiones como petición de llaves de taquilla, credenciales de acceso a Internet, comunicación de ciertas incidencias, etc, las procesamos a través de formularios que rellenan, de forma automática, bases de datos en hojas de cálculo, permitiéndonos ahorrar tiempo gestionando información.

Por último, en las reuniones quincenales con personas mentoras ya veníamos utilizando herramientas como Google Meets o Microsoft Teams, para que pudieran entrar en las mismas personas que estaban fuera de València en esos momentos.

Como podéis ver focalizarse en lo esencial, la organización del trabajo y la utilización eficiente de herramientas, son las claves para adaptarse de forma ágil a situaciones de confinamiento (o también otras que también pueden ocurrir, aunque sea de forma infrecuente, como una inundación de las instalaciones, o un incendio).

No obstante, aunque estemos preparados para cambiar nuestra forma de trabajar, hemos podido volver a constatar que el hecho de compartir un espacio de trabajo de forma física refuerza mucho los lazos entre las personas y favorece la creación de sinergias. En Las Naves tenemos un ecosistema especial que es muy difícil de encontrar en otros sitios. Personas emprendedoras, personal de administraciones públicas y personas mentoras trabajando bajo un mismo techo -a una distancia de menos de 50 metros las unas de las otras- constituyen un entorno privilegiado de colaboración público-privada.