Lectures Post-Covid: Com s’ha adaptat l’acceleradora pública Col·lab a la situació de confinament

• Cadascuna de les persones que mentorizan als equips que formen part del Col·lab de Las Naves comparteixen recomanacions per al treball en remot de gent que emprén i innova durant el confinament.
• Mauro Xesteira, responsable de Col·lab.
  

Col·lab és una acceleradora pública que fomenta l’emprenedoria amb triple impacte: social, econòmic i mediambiental. Com en altres acceleradores oferim mentorització, espai de treball, finançament per als millors projectes i una altra sèrie de beneficis per a fer costat a iniciatives emprenedores que estan creant un producte o un servei focalitzat en la millora de la qualitat de vida de les persones o de l’entorn.

Tots els nostres programes: Pre-acceleració, Acceleració i Scale Up són presencials i tenim la sort d’estar en un espai tan inspirador com Las Naves, el centre d’innovació de l’Ajuntament de València.

La situació de confinament degut a la pandèmia Covid-19 que es va iniciar a mitjan març de 2020 va coincidir, justament, entre dues edicions dels nostres programes. En altres paraules, hem hagut de finalitzar l’últim mes i mig d’una convocatòria i començar amb el primer mes de la següent (incloent el procés de selecció) totalment en remot.

Afortunadament, el procés de transició de cent per cent presencial a cent per cent remot s’ha produït de manera natural en Col·lab, perquè tant les nostres metodologies de treball com les eines tecnològiques que utilitzem van ser implementades en el seu moment, tenint en compte que aquest tipus de situacions (com haver de deixar d’utilitzar el nostre espai durant un temps) podrien produir-se abans o després. Però quins han sigut les claus de la nostra adaptació? Quines tecnologies hem utilitzat? què és el fonamental i l’accessori en aquestes situacions? Vegem quines són les respostes a aquests interrogants.

L’essencial

Encara que molts articles sobre teletreball se centren en les millors eines per a col·laborar en remot, el més important en una situació de confinament són les persones. D’aquesta manera, en Col·lab ens hem centrat en mantindre els vincles amb els 14 projectes emprenedors que estem accelerant, així com amb les 9 persones mentores que els donen suport en el seu camí. Per a reforçar les relacions interpersonals hem mantingut contacte amb tots ells pràcticament diàriament, preguntant-los sovint sobre les seues necessitats i realitzant un seguiment setmanal dels seus avanços.

També ha sigut essencial motivar a l’equip constantment i, referent a això, vam posar en marxa una activitat molt divertida que consistia a demanar als projectes emprenedors i persones mentores que es tragueren selfies divertits i, un divendres al matí, vam fer una gala de lliurament de premis similar a la dels Oscar. Els premis entregats consistien en bosses de gominoles. Com us imaginàreu aquesta sessió de team building, pràcticament a cost zero, va estar plena de riures i de bons moments que van suposar una injecció d’energia i positivisme a tots els assistents. Aquests selfies van ser compartits en xarxes socials sota l’etiqueta #SelfieCollab. Aquest senzilla activitat va contribuir notablement a la unió entre persones que portaven setmanes sense veure’s.

L’organització del treball

Com he comentat anteriorment, tots els procediments i processos de Col·lab estan dissenyats pensant en la seua aplicació en entorns volàtils, incerts, complexos i ambigus (el que es coneix com VUCA). Aquesta manera de procedir va fer que el canvi d’organització del treball a remot no patira grans canvis respecte als processos presencials. Evidentment, totes les reunions han passat a format online, així com les sessions grupals i motoritzacions individuals, però la manera d’organitzar a quasi 60 persones, entre participants i persones mentores, a penes ha canviat.

D’altra banda, atés que la implementació de desenvolupaments en Col·lab es realitza utilitzant metodologies àgils (amb sprints d’una setmana per als sub objectius en els quals es divideixen els objectius a llarg termini), vam poder fer l’adaptació de processos d’offline a online en menys de 24 hores.

Així mateix, ja que des de la part de gestió de Col·lab repartim el nostre treball diari amb espais separats per a tasques importants o prioritàries i tasques urgents, hem pogut continuar donant el servei mantenint la qualitat, sense estar tot el dia “apagant els focs” generats per la implementació radical del teletreball en tots els nostres grups d’interés.

Finalment, tant els projectes emprenedors com les persones mentores han tingut objectius setmanals i mensuals clars i ben definits, per la qual cosa s’han anat complint les metes establides amb normalitat.

Les eines de treball i la comunicació interna

Durant l’estat d’emergència hem utilitzat exactament les mateixes eines que teníem implementades en la situació anterior.

En primer lloc, a nivell intern de Col·lab, hem mantingut la política de “zero emails”. Com podreu imaginar, gestionar la comunicació de quasi 60 persones a través del correu electrònic és inviable. Si cada persona de Col·lab enviara 1 email al dia, en un mes es generarien aproximadament 1.200 correus interns.

Per a gestionar totes les comunicacions entre projectes, organització de Col·lab i persones mentores utilitzem una plataforma de comunicació interna (com pot ser Slack o Yammer). Gràcies a aquestes eines, la informació flueix de forma ordenada per canals i missatges directes, en lloc de safates d’entrada saturades. Aquesta organització de la comunicació és especialment necessària en el nostre cas, perquè internament generem un gran volum de missatges mensuals (la plataforma que utilitzem ha registrat xifres d’uns 5.000 intercanvis d’informació mensuals).

Així mateix, és fonamental tindre un repositori de documents en el núvol perquè un altre dels nostres principis és “zero documents en els nostres ordinadors”. D’aquesta manera, tota la informació està compartida en repositoris online (com Google Drive o Microsoft Sharepoint) i és accessible a totes les persones que tenen els permisos necessaris per a accedir a aquesta. Quantes vegades us ha ocorregut que esteu treballant sobre un document que us han manat per email en la versió V5, la resta d’equip està ja en la versió V7 del mateix document i al final ningú s’assabenta de res?

D’altra banda, per a nosaltres és fonamental utilitzar una plataforma per a la gestió de tasques que ens permeta organitzar el nostre treball de manera visual i executar-lo en equip de manera àgil. En aquest sentit, dues eines populars d’organització de treball amb una corba d’aprenentatge relativament baixa són Trello i Monday.

D’altra banda, cada vegada tenim més processos automatitzats. Gestions com a petició de claus de taquilla, credencials d’accés a Internet, comunicació de certes incidències, etc, les processem a través de formularis que emplenen, de manera automàtica, bases de dades en fulls de càlcul, permetent-nos estalviar temps gestionant informació.

Finalment, en les reunions quinzenals amb persones mentores ja veníem utilitzant eines com Google Meets o Microsoft Teams, perquè pogueren entrar en les mateixes persones que estaven fora de València en aqueixos moments.

Com podeu veure focalitzar-se en l’essencial, l’organització del treball i la utilització eficient d’eines, són les claus per a adaptar-se de manera àgil a situacions de confinament (o també unes altres que també poden ocórrer, encara que siga de manera infreqüent, com una inundació de les instal·lacions, o un incendi).

No obstant això, encara que estiguem preparats per a canviar la nostra manera de treballar, hem pogut tornar a constatar que el fet de compartir un espai de treball de manera física reforça molt els llaços entre les persones i afavoreix la creació de sinergies. En Las Naves tenim un ecosistema especial que és molt difícil de trobar en altres llocs. Persones emprenedores, personal d’administracions públiques i persones mentores treballant sota un mateix sostre -a una distància de menys de 50 metres les unes de les altres- constitueixen un entorn privilegiat de col·laboració públic-privada.