¿Emprendes y teletrabajas? Gestión de equipos

7 de mayo de 2020
CATEGORÍA:
Col·lab
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  • Cada una de las personas que mentorizan a los equipos que forman parte del Col·lab de Las Naves comparten recomendaciones para el trabajo en remoto de gente que emprende e innova durante el confinamiento.
  • Luis Martínez, mentor de Gestión de Equipos.

En estos momentos en los que la gran parte de la actividad del país se ha paralizado debido a la crisis del coronavirus, y cuando la mayoría de las personas se encuentran confinadas en sus casas, el concepto de teletrabajo ha emergido con fuerza.

Muchas empresas se han encontrado en un escenario para el que todavía no estaban preparadas y aquellas personas que han comenzado a trabajar desde casa por primera vez no han podido vivir “un periodo de adaptación y prueba”. Por este motivo, en la mayor parte de las organizaciones, el desarrollo normal de la actividad se ha visto dificultado.

Hasta hace unos meses, en España era muy poca la población activa que realmente estaba trabajando a distancia. Según Eurostat, en 2018 solo un 4,3% de la población en España y un 5,1% en la Unión Europea afirmaba teletrabajar “usualmente”.

Trabajar en remoto significa un cambio en cómo nos relacionamos, porque no podemos tener contacto face to face con compañeros, superiores, proveedores, clientes. A nivel personal, requiere adaptarse a un nuevo espacio físico. Además, cada casa se ha convertido en una pequeña oficina donde conviven todos sus miembros, debido a que están confinados en ellas.

Con el objetivo de proteger la salud, mejorar el bienestar de las personas que están trabajando en nuestra empresa y colaborar en la contención de la expansión del coronavirus, se van a enumerar algunas recomendaciones en época de confinamiento para que los gestores de personas y equipos puedan organizar, motivar y gestionar a sus equipos de manera eficiente, siempre desde la premisa de que debemos cuidar y valorar a las personas que nos rodean para que, en los momentos más críticos, todo pueda seguir funcionando:

Primero.- Hacer planificaciones y seguimiento a corto plazo de los objetivos. Hay que seguir en contacto directo con los empleados y de manera regular con todos, haciendo ahora más uso que nunca de los medios telemáticos para comunicarnos. Se aconseja organizar y hacer reuniones cortas diarias (daily’s) para hacer seguimiento de los objetivos cumplidos y los que faltan, y al final de la semana, hacer un repaso de cómo ha ido la semana y siguientes pasos a seguir. Los objetivos no deben cambiarse en función de si se realiza o no el teletrabajo, este es el que debe adaptarse. Cuando se marquen objetivos, se aconseja se utilice la terminología SMART, es decir: específicos, medibles, alcanzables, realistas y limitados en el tiempo.

Segundo.- Aprovechar herramientas tecnológicas y apps para comunicarse de forma instantánea, trabajar de forma colaborativa y realizar reuniones online. Existen herramientas tal como Microsoft Teams, Skipe, Zoom, Google Drive, Google calendar…, que nos ayudan a tener una comunicación transparente y más fluida entre todas las personas y, por ende, eliminar barreras en el desarrollo normal de la actividad.

Tercero.- Respetar los horarios de trabajo sin distracciones. Seguir la rutina diaria que se suele tener para ir al trabajo, vestirse con la ropa adecuada y preparar el área de trabajo para cumplir con la jornada establecida, respetando por su puesto los descansos correspondientes.

Cuarto.- No perder el contacto diario con los compañeros de trabajo. El hecho de no ver a los compañeros a diario, puede llevar a que se vaya perdiendo el contacto, ese contacto necesario que hace posible, muchas veces, que surjan nuevas ideas.

Quinto.- Mantener un estilo de vida saludable. Es muy importante que, en estos momentos, no se deje de tener contacto con amigos, realizar deporte, comer sano, beber mucha agua y realizar actividades que nos ayuden a desconectar. En estos días han aparecido y de forma gratuita apps para hacer deporte, relajación, prensa, libros, cine, etc.

Sexto.- Separar lo laboral de lo personal. Se deben establecer límites entre lo personal y lo laboral creando un espacio de trabajo cómodo que se le denomine “la oficina en casa”. Es recomendable que allí se desarrollen las tareas y al final de la jornada laboral se cierre, en la medida de lo posible, el espacio hasta el comienzo de la siguiente jornada.

Séptimo.- Fomentar la motivación a los empleados. Estamos viviendo una situación de gran incertidumbre, y es por ello, que es de suma importancia que la comunicación sea directa y transparente. Los responsables, coordinadores, directores deben mantener la cercanía con sus equipos de trabajo, no se debe disminuir porque estos estén en casa. Si el apoyo emocional es muy importante en la oficina, todavía lo es más en la distancia, pues requiere de grandes dosis de empatía para ponerse en el lugar de otra persona que no está con nosotros físicamente. Actualmente, muchas personas están pasando situaciones complicadas, debemos estar predispuestos a escuchar de forma activa a nuestros equipos, de esta forma mostramos a los demás que creemos en ellos y estamos dispuestos a ayudarles.

Octavo.- Dar feedback. Herramienta clave para el desarrollo de las personas, estamos acostumbrados a darlo presencialmente, pero a pesar de la distancia, se aconseja continuar dándolo y manteniendo los parámetros, hechos y reglas para darlo correctamente.

Noveno.- Ofrecer al cliente lo que necesita, adaptándonos al contexto actual. A lo mejor temporalmente se va a tener que redefinir alguna estrategia de negocio y crear nuevas soluciones que permitan seguir desarrollando la actividad poniendo foco en reducir el impacto económico y social del COVID-19. El objetivo de las empresas, además de la responsabilidad social, sigue siendo mantener la rentabilidad.

Para que todo esto se efectúe con sentido y de forma orientada a resultados, el liderazgo del gestor es clave. El líder debe velar por todo lo anterior, además debe construir un entorno basado en la confianza suficiente para que los equipos puedan preguntarles dudas, plantear sugerencias, aportar opiniones, etc. y en la responsabilidad 100% de las personas, donde la planificación, la organización y el trabajo por objetivos, son esenciales para la consecución de los resultados.

En esta nueva forma de trabajar van a aparecer creencias limitantes muy arraigadas, como pueden ser; “si se trabaja desde casa, no se puede desconectar”, “no hay que madrugar, ¡no me tengo que desplazar!, “y, ¿si trabajo con pijama?, “desde casa, no se puede gestionar las interrupciones”. Al ser creencias las transformamos en realidades cuando no lo son y, por tanto, debemos fundamentarlas para combatirlas.

Frente a estos momentos de gran dificultad, el liderazgo se vuelve más importante que nunca. Son momentos difíciles de gestionar, pero ya que nos encontramos en esta situación, vamos a ver cómo la desarrollamos de la forma más óptima posible. Seguro que esta situación va a marcar un antes y después en la forma de gestionar personas y que nos permitirá crecer y mejorar una vez volvamos a nuestra rutina habitual.

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